Qué es la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE)
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es un proceso de colaboración y cooperación entre empresas que operan en un mismo centro de trabajo, con el objetivo de garantizar la seguridad y salud de los trabajadores y trabajadoras involucrados en dichas actividades.
El proceso de coordinación implica la comunicación y el intercambio de información entre las empresas involucradas, a fin de identificar los riesgos laborales existentes, evaluarlos y establecer medidas de prevención y protección adecuadas.
Con objeto de establecer las disposiciones mínimas que los diferentes empresarios que coinciden en un mismo centro de trabajo habrán de poner en práctica para prevenir los riesgos laborales derivados de la concurrencia de las actividades empresariales y, por tanto, para que esta concurrencia no repercuta en la seguridad y la salud de los trabajadores y trabajadoras de las empresas concurrentes, se publica en 2004 el Real Decreto 171, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales.
A los efectos de lo establecido en este real decreto, se entenderá por:
a) Centro de trabajo: cualquier área, edificada o no, en la que los trabajadores deban permanecer o a la que deban acceder por razón de su trabajo.
b) Empresario titular del centro de trabajo: la persona que tiene la capacidad de poner a disposición y gestionar el centro de trabajo.
c) Empresario principal: el empresario que contrata o subcontrata con otros la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquél y que se desarrollan en su propio centro de trabajo.
Quién debe realizar la Coordinación de Actividades Empresariales
En España, la responsabilidad de llevar a cabo la coordinación de actividades empresariales (CAE) recae en todos los empresarios o empleadores que tienen trabajadores y trabajadoras en un mismo lugar de trabajo o entorno compartido. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales establece que es obligación de todas las empresas involucradas en actividades concurrentes, asegurarse de que se realice una adecuada coordinación para garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores y trabajadoras.
En este sentido, todas las empresas concurrentes tienen la responsabilidad de participar en el proceso de coordinación, intercambiando información relevante, evaluando los riesgos laborales y estableciendo medidas preventivas adecuadas. La coordinación puede llevarse a cabo por parte del empresario principal, que es aquel que tiene la capacidad de controlar el lugar de trabajo, y que contrata a otras empresas para realizar determinadas tareas. Sin embargo, todas las empresas concurrentes tienen la obligación de colaborar activamente en la coordinación, independientemente de si son el empresario principal o una empresa contratista.
Objetivos de la CAE
La coordinación de actividades empresariales para la prevención de los riesgos laborales deberá garantizar el cumplimiento de los siguientes objetivos:
a) La aplicación coherente y responsable de los principios de la acción preventiva establecidos en el artículo 15 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, por las empresas concurrentes en el centro de trabajo.
b) La aplicación correcta de los métodos de trabajo por las empresas concurrentes en el centro de trabajo.
c) El control de las interacciones de las diferentes actividades desarrolladas en el centro de trabajo, en particular cuando puedan generar riesgos calificados como graves o muy graves o cuando se desarrollen en el centro de trabajo actividades incompatibles entre sí por su incidencia en la seguridad y la salud de los trabajadores.
d) La adecuación entre los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes y las medidas aplicadas para su prevención.
Cuando en un mismo centro de trabajo desarrollen actividades, trabajadores y trabajadoras de dos o más empresas, éstas deberán cooperar en la aplicación de la normativa de prevención de riesgos laborales. El deber de cooperación será de aplicación a todas las empresas y trabajadores y trabajadoras autónomos concurrentes en el centro de trabajo, existan o no relaciones jurídicas entre ellos.
Estas empresas, deberán informarse recíprocamente sobre los riesgos específicos de las actividades que desarrollen en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las otras empresas concurrentes en el centro, en particular sobre aquellos que puedan verse agravados o modificados por circunstancias derivadas de la concurrencia de actividades.
La información deberá ser suficiente y habrá de proporcionarse antes del inicio de las actividades, cuando se produzca un cambio en las actividades concurrentes que sea relevante a efectos preventivos y cuando se haya producido una situación de emergencia.
La información se facilitará por escrito cuando alguna de las empresas genere riesgos calificados como graves o muy graves.
Cuando, como consecuencia de los riesgos de las actividades concurrentes, se produzca un accidente de trabajo, el empresario deberá informar de aquél a los demás empresarios presentes en el centro de trabajo.
Cada empresario deberá informar a sus trabajadores respectivos de los riesgos derivados de la concurrencia de actividades empresariales en el mismo centro de trabajo.
Medidas que debe adoptar el Empresario Titular
Además de cumplir con lo mencionado anteriormente, el empresario titular deberá adoptar también las siguientes medidas:
Información del empresario titular
- El empresario titular deberá informar a los otros empresarios concurrentes sobre los riesgos propios del centro de trabajo que puedan afectar a las actividades por ellos desarrolladas, las medidas referidas a la prevención de tales riesgos y las medidas de emergencia que se deben aplicar.
- La información deberá ser suficiente y habrá de proporcionarse antes del inicio de las actividades y cuando se produzca un cambio en los riesgos propios del centro de trabajo que sea relevante a efectos preventivos.
- La información se facilitará por escrito cuando los riesgos propios del centro de trabajo sean calificados como graves o muy graves.
Instrucciones del Empresario Titular
- Recibida la información mencionada anteriormente (sobre los riesgos específicos de las actividades que desarrollen en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las otras empresas concurrentes en el centro, en particular sobre aquellos que puedan verse agravados o modificados por circunstancias derivadas de la concurrencia de actividades), el empresario titular del centro de trabajo, cuando sus trabajadores desarrollen actividades en él, dará al resto de empresarios concurrentes instrucciones para la prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes y sobre las medidas que deben aplicarse cuando se produzca una situación de emergencia.
- Las instrucciones deberán ser suficientes y adecuadas a los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes y a las medidas para prevenir tales riesgos.
- Las instrucciones habrán de proporcionarse antes del inicio de las actividades y cuando se pdoruzca un cambio en los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes que sea relevante a efectos preventivos.
- Las instrucciones se facilitarán por escrito cuando los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes sean calificados como graves o muy graves.
Medidas que deben adoptar los Empresarios Concurrentes
- Los empresarios que desarrollen actividades en un centro de trabajo del que otro empresario sea titular tendrán en cuenta la información recibida de éste en la evaluación de los riesgos y en la planificación de su actividad preventiva a las que se refiere el artículo 16 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.
- Las instrucciones dadas por el empresario titular del centro de trabajo deberán ser cumplidas por los demás empresarios concurrentes.
- Los empresarios concurrentes deberán comunicar a sus trabajadores respectivos la información y las instrucciones recibidas del empresario titular del centro de trabajo en los términos previstos en el artículo 18.1 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.
- Las medidas a que se refieren los apartados anteriores serán de aplicación a todas las empresas y trabajadores autónomos que desarrollen actividades en el centro de trabajo, existan o no relaciones jurídicas entre el empresario titular y ellos.
Deber de vigilancia del Empresario Principal
- El empresario principal, además de cumplir con las medidas recogidas anteriormente, deberá vigilar el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales por parte de las empresas contratistas o subcontratistas de obras y servicios correspondientes a su propia actividad y que se desarrollen en su propio centro de trabajo.
- Antes del inicio de la actividad en su centro de trabajo, el empresario principal exigirá a las empresas contratistas y subcontratistas que le acrediten por escrito que han realizado, para las obras y servicios contratados, la evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva. Asimismo, el empresario principal exigirá a tales empresas que le acrediten por escrito que han cumplido sus obligaciones en materia de información y formación respecto de los trabajadores que vayan a prestar sus servicios en el centro de trabajo. Las acreditaciones previstas en los párrafos anteriores deberán ser exigidas por la empresa contratista, para su entrega al empresario principal, cuando subcontratara con otra empresa la realización de parte de la obra o servicio.
- El empresario principal deberá comprobar que las empresas contratistas y subcontratistas concurrentes en su centro de trabajo han establecido los necesarios medios de coordinación entre ellas.
Relación no exhaustiva de Medios de Coordinación
- El intercambio de información y de comunicaciones entre las empresas concurrentes.
- La celebración de reuniones periódicas entre las empresas concurrentes.
- Las reuniones conjuntas de los comités de seguridad y salud de las empresas concurrentes o, en su defecto, de los empresarios que carezcan de dichos comités con los delegados de prevención.
- La impartición de instrucciones.
- El establecimiento conjunto de medidas específicas de prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes o de procedimientos o protocolos de actuación.
- La presencia en el centro de trabajo de los recursos preventivos de las empresas concurrentes.
- La designación de una o más personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas.
Determinación de los Medios de Coordinación
Realizado el intercambio de información y antes del inicio de las actividades, los empresarios concurrentes en el centro de trabajo establecerán los medios de coordinación que consideren necesarios y pertinentes para el cumplimiento de los objetivos previstos en el presente RD. La iniciativa para el establecimiento de los medios de coordinación corresponderá al empresario titular del centro de trabajo cuyos trabajadores desarrollen actividades en éste o, en su defecto, al empresario principal.
Cada empresario deberá informar a sus trabajadores respectivos sobre los medios de coordinación establecidos en los términos previstos en el artículo 18.1 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales. Cuando los medios de coordinación establecidos sean la presencia de recursos preventivos en el centro de trabajo o la designación de una o más personas encargadas de la coordinación de actividades empresariales, se facilitarán a los trabajadores los datos necesarios para permitirles su identificación.
La designación de una o más personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas se considerará medio de coordinación preferente cuando concurran dos o más de las siguientes condiciones:
- Cuando en el centro de trabajo se realicen, por una de las empresas concurrentes, actividades o procesos reglamentariamente considerados como peligrosos o con riesgos especiales, que puedan afectar a la seguridad y salud de los trabajadores de las demás empresas presentes.
-
Cuando exista una especial dificultad para controlar las interacciones de las diferentes actividades desarrolladas en el centro de trabajo que puedan generar riesgos calificados como graves o muy graves.
-
Cuando exista una especial dificultad para evitar que se desarrollen en el centro de trabajo, sucesiva o simultáneamente, actividades incompatibles entre sí desde la perspectiva de la seguridad y la salud de los trabajadores.
-
Cuando exista una especial complejidad para la coordinación de las actividades preventivas como consecuencia del número de empresas y trabajadores concurrentes, del tipo de actividades desarrolladas y de las características del centro de trabajo. Cuando existan razones técnicas u organizativas justificadas, la designación de una o más personas encargadas de las actividades preventivas, podrá sustituirse por cualesquiera otros medios de coordinación que garanticen el cumplimiento de los objetivos de este RD.
De conformidad con lo establecido en el artículo 13.3 RD 171/2004, la persona o las personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas serán designadas por el empresario titular del centro de trabajo cuyos trabajadores desarrollen actividades en él.
Podrán ser encargadas de la coordinación de las actividades preventivas las siguientes personas:
- Uno o varios de los trabajadores designados para el desarrollo de las actividades preventivas por el empresario titular del centro de trabajo o por los demás empresarios concurrentes, de conformidad con el artículo 30 de la Ley 31/1995, y con el artículo 12 del Real Decreto 39/1997.
-
Uno o varios miembros del servicio de prevención propio de la empresa titular del centro de trabajo o de las demás empresas concurrentes.
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Uno o varios miembros del servicio de prevención ajeno concertado por la empresa titular del centro de trabajo o por las demás empresas concurrentes.
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Uno o varios trabajadores de la empresa titular del centro de trabajo o de las demás empresas concurrentes que, sin formar parte del servicio de prevención propio ni ser trabajadores designados, reúnan los conocimientos, la cualificación y la experiencia necesarios en las actividades a que se refiere el apartado 1.
-
Cualquier otro trabajador de la empresa titular del centro de trabajo que, por su posición en la estructura jerárquica de la empresa y por las funciones técnicas que desempeñen en relación con el proceso o los procesos de producción desarrollados en el centro, esté capacitado para la coordinación de las actividades empresariales.
-
Una o varias personas de empresas dedicadas a la coordinación de actividades preventivas, que reúnan las competencias, los conocimientos y la cualificación necesarios en las actividades a que se refiere el apartado 1.
La persona o personas encargadas de la coordinación de actividades preventivas deberán contar con la formación preventiva correspondiente, como mínimo, a las funciones del nivel intermedio, de conformidad con el artículo 14.4 RD 171/2004.2.13. En cualquier caso, la persona o personas encargadas de la coordinación de actividades preventivas deberán mantener la necesaria colaboración con los recursos preventivos de los empresarios concurrentes, según el último párrafo del artículo 13.3 RD 171/2004.
La persona o las personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas tendrán las siguientes funciones:
- Favorecer el cumplimiento de los objetivos previstos en el artículo 3 RD 171/2004.
- Servir de cauce para el intercambio de las informaciones que, en virtud de lo establecido en este Real Decreto, deben intercambiarse las empresas concurrentes en el centro de trabajo.
-
Cualesquiera otras encomendadas por el empresario titular del centro de trabajo.
Aplicación del Real Decreto en las Obras de Construcción
Las obras incluidas en el ámbito de aplicación del Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción, se regirán por lo establecido en el citado real decreto. A los efectos de lo establecido en este real decreto, se tendrá en cuenta lo siguiente:
- La información que le corresponde a la empresa titular, se entenderá cumplida por el promotor mediante el estudio de seguridad y salud o el estudio básico, en los términos establecidos en los artículos 5 y 6 del Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre. Las instrucciones de la empresa titular se entenderán cumplidas por el promotor mediante las impartidas por el coordinador de seguridad y salud durante la ejecución de la obra, cuando tal figura exista; en otro caso, serán impartidas por la dirección facultativa.
- Las medidas establecidas para el empresario principal, corresponden al contratista definido en el artículo 2.1.h del Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre.
- Los medios de coordinación en el sector de la construcción serán los establecidos en Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, y en la disposición adicional decimocuarta de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, así como cualesquiera otros complementarios que puedan establecer las empresas concurrentes en la obra.
En la Guía de Actuación Inspectora en la coordinación de Actividades Empresariales de la Dirección General de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, se menciona:
Antes del inicio de la actividad en su centro de trabajo, el empresario principal exigirá a las empresas contratistas y subcontratistas que le acrediten por escrito que han realizado, para las obras y servicios contratados, la evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva, de acuerdo con el artículo 10.2 RD 171/2004.
Así mismo, el empresario principal exigirá a tales empresas que le acrediten por escrito que han cumplido sus obligaciones en materia de información y formación respecto de los trabajadores que vayan a prestar sus servicios en el centro de trabajo, tal y como dispone el artículo 10.2 RD 171/2004.
Cuando la empresa contratista decidiese subcontratar parte de la obra o servicio encomendado, deberá exigir por escrito al mencionado subcontratista, que acredite haber realizado para las obras y servicios contratados, la evaluación de riesgos y la planificación preventiva, así como el cumplimiento de las obligaciones en materia de información y formación de los trabajadores que prestarán servicios en el centro de trabajo. El empresario principal hará entrega de estas acreditaciones al empresario principal, de acuerdo con el último párrafo del artículo 10.2 RD 171/2004.
El empresario principal deberá comprobar que las empresas contratistas y subcontratistas concurrentes en su centro de trabajo han establecido los necesarios medios de coordinación entre ellas.
El empresario principal deberá vigilar el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales por parte de las empresas contratistas o subcontratistas de obras y servicios correspondientes a su propia actividad, y que se desarrollen en su propio centro de trabajo.
Plataformas CAE
Existen diversas plataformas tecnológicas (software) para gestionar, validar, mantener y gestionar de forma eficaz toda la documentación requerida para realizar la Coordinación de Actividades Empresariales, relacionando los documentos entre sí y facilitando las transmisiones e intercambios documentales entre empresa principal y terceros (contratistas, subcontratistas, proveedores, etc.).
El objetivo de estos softwares es disponer de un único punto de encuentro entre las empresas colaboradoras, para realizar de forma ágil el intercambio documental, eliminar los documentos en soporte papel y los envíos por correo electrónico, así como integrar procesos entre las empresas colaboradoras.
La utilización de una plataforma de software de gestión documental para la CAE ayuda a optimizar los procesos, reducir los errores y garantizar el cumplimiento normativo en materia de coordinación de actividades empresariales.
La plataforma Quioo de Q-safety by Quirónprevención es una solución integral para obtener una Gestión Documental Eficaz, que además está integrada con el servicio de prevención ajeno de Quirónprevención y avalada por el Grupo Quirónsalud.
